Retrospektif Uzmanlık Tezi Nasıl Planlanır? Dosya Taramasında Adım Adım Rehber

Retrospektif uzmanlık tezi, hastane kayıtlarında zaten bulunan verinin belirli bir tarih aralığı için geriye dönük taranmasıyla yürütülür. Doğru planlama, dosyaları açmadan önce yapılır: araştırma sorusu, dahil etme ve dışlama ölçütleri, değişken listesi, veri toplama formu ve analiz planı yazıya geçirilir; tarama ancak bundan sonra başlar. Hasta dosyalarını topladınız ama elinizde düzenli bir veri tablosu ve analiz planı yoksa, bu yazı işi doğru sıraya koymanız için gereken adımları örnekleriyle anlatıyor.

Dosya taraması, asistanlık yoğunluğu içinde en sık seçilen tasarımdır; çünkü hasta takibi gerektirmez ve veri kurumda hazırdır. Aynı nedenle en çok hafife alınan tasarımdır da. Kayıtlar araştırma için değil, hasta bakımı için tutulmuştur; eksik, tutarsız ya da farklı biçimlerde yazılmış olabilirler. Bu yüzden genel çerçeveyi anlattığımız tıpta uzmanlık tezi hazırlama rehberinin üzerine, bu yazıda yalnızca geriye dönük tasarımın kendine özgü adımlarına odaklanıyoruz. Tasarımı, örneklem hesabını ve veri formunu birlikte kurduğumuz süreci uzmanlık tezi danışmanlığı sayfamızda ayrıntılı olarak bulabilirsiniz.

Retrospektif uzmanlık tezi hangi sorular için uygundur?

Geriye dönük tasarım, kayıtlarda rutin olarak ve güvenilir biçimde tutulan değişkenlerle yanıtlanabilecek sorular için uygundur: bir hastalığın sıklığı ve klinik özellikleri, iki tedavi grubunun sonuçlarının karşılaştırılması, bir laboratuvar değerinin mortalite ya da komplikasyonla ilişkisi, bir skorun tanısal başarısı gibi. Kayıtlarda tutulmayan bir bilgiye (ör. hastanın yaşam kalitesi, ayrıntılı sigara öyküsü, tedaviye uyumu) dayanan sorular bu tasarımla sağlıklı yanıtlanamaz.

Karar vermeden önce kendinize şu üç soruyu sorun:

• Değişken kayıtta var mı? Birincil sonuç değişkeniniz (ör. 30 günlük mortalite, yeniden yatış, komplikasyon) hastanenin bilgi sisteminde düzenli olarak yer alıyor mu?
• Tanım sabit mi? Çalışma döneminde tanı ölçütleri, laboratuvar cihazı ya da tedavi protokolü değişti mi? Değiştiyse dönemi buna göre sınırlamak gerekir.
• Sayı yeterli mi? Seçtiğiniz tarih aralığında yeterli olgu var mı? Bunu uzmanlık tezinde örneklem büyüklüğü hesabıyla baştan kontrol etmek gerekir.

Retrospektif tasarımın bir başka sınırı da nedensellik konusundadır. Kayıtlardan elde edilen ilişkiler gözlemseldir; tartışma bölümünde bulguları “neden olur” yerine “ilişkilidir” diliyle yorumlamak ve sınırlılıkları açıkça yazmak gerekir.

Dosya taraması adım adım nasıl planlanır?

Retrospektif uzmanlık tezi planlanırken işi yedi adımda düşünmek kolaylık sağlar. Adımların sırası önemlidir: her adım bir sonrakinin girdisidir.

1. Araştırma sorusu ve birincil sonuç

Soruyu tek cümleyle yazın ve birincil sonucu adlandırın. Örnek: “2021–2025 yılları arasında acil servise başvuran 65 yaş üstü kalça kırığı hastalarında, başvurudaki hemoglobin düzeyi 30 günlük mortaliteyle ilişkili midir?” Bu cümle; evreni, dönemi, açıklayıcı değişkeni ve sonucu birlikte tanımlar. Soru netleşmeden dosya açmak, sonradan “bu değişkeni de almamız gerekiyordu” diyerek aynı dosyalara ikinci kez dönmek anlamına gelir.

2. Dahil etme ve dışlama ölçütleri

Ölçütler, iki farklı kişinin aynı dosyaya bakıp aynı kararı vereceği açıklıkta yazılmalıdır. “Kronik böbrek hastalığı olanlar dışlandı” yerine “başvuru öncesi tanı kodlarında kronik böbrek hastalığı bulunan ya da başvuru kreatinin değeri belirli bir eşiğin üzerinde olan hastalar dışlandı” gibi işlevsel bir tanım kullanılır. Hastaların hangi kayıt sisteminden, hangi tanı kodlarıyla ve hangi tarih aralığında belirleneceği de bu aşamada yazılır.

3. Değişken listesi ve tanımları

Her değişken için adı, tanımı, kaynağı (epikriz, laboratuvar, görüntüleme raporu, hemşire gözlem formu) ve ölçüm türü (sayısal, kategorik) bir tabloda toplanır. Gearing ve arkadaşları (2006), değişkenlerin önceden ve işlevsel olarak tanımlanmasını geriye dönük çalışmanın güvenilirliğinin temeli olarak görür. Aşağıdaki tablo, bir değişken sözlüğünün nasıl görünebileceğini gösteriyor:

Tablodaki “9 = kayıt yok” kodu küçük ama kritik bir ayrıntıdır: “yok” ile “kayıtta yazmıyor” aynı şey değildir. İkisi aynı kodla girilirse eksik veri sessizce “hastalık yok” anlamına dönüşür.

4. Veri toplama formu ve veri tablosu

Form, değişken sözlüğünden ve planlanan analizden geriye doğru kurulur. Her satır bir hasta, her sütun bir değişkendir; hastanın adı ya da kimlik numarası yerine yalnızca çalışma numarası kullanılır, eşleştirme listesi ayrı ve korunan bir dosyada tutulur. Excel ya da SPSS’te tablo kurulurken metin girişine izin vermeyen kodlar, açılır listeler ve geçerli değer aralıkları tanımlanır; “120/80” gibi birleşik değerler iki ayrı sütuna bölünür. Vassar ve Holzmann (2013), veri girişini standartlaştırmanın ve verileri toplayan kişileri eğitmenin geriye dönük çalışmalardaki hataları en çok azaltan adımlardan olduğunu vurgular.

5. Pilot tarama

Asıl taramaya başlamadan önce 10–20 dosya formla taranır. Bu pilot, hangi değişkenin kayıtlarda sık eksik olduğunu, hangi tanımın yoruma açık kaldığını ve bir dosyanın ortalama ne kadar sürdüğünü gösterir. Pilotta eksikliği yüksek çıkan bir değişken ya başka bir kaynaktan alınır ya da analiz planından çıkarılır. Bu karar taramanın sonunda değil, başında verilmelidir.

6. Analiz planı

Analiz planı, birincil sonucun türüne göre kurulur. İkili bir sonuç (sağ/ex) için gruplar arası karşılaştırmada ki-kare ya da Fisher testi, çok değişkenli değerlendirmede lojistik regresyon; süreye bağlı bir sonuç için Kaplan-Meier ve Cox regresyonu; sürekli bir sonuç için ise dağılıma göre t-testi ya da Mann-Whitney U testi kullanılır. Hangi testin seçileceği parametrik ve non-parametrik testler ayrımına, bu ayrım da normallik değerlendirmesine dayanır. İki grubun sürekli değişkenlerle karşılaştırılmasını t-testi ve Mann-Whitney U yazımızda, çok değişkenli modelleri ise korelasyon ve regresyon analizi yazımızda anlattık. Değişkenlerinizin türüne göre olası testleri görmek için hangi istatistiksel testi kullanmalıyım aracımızı da kullanabilirsiniz.

Planda ayrıca eksik verinin nasıl ele alınacağı (tam olgu analizi mi, çoklu atama mı), karıştırıcı değişkenlerin hangileri olduğu ve alt grup analizlerinin önceden belirlenip belirlenmediği yazılır. Sonuçlar raporlanırken yalnızca p değeri değil, odds oranı ya da risk farkı gibi etki ölçüsü ve güven aralığı da verilir.

7. Etik kurul ve kurum izni

Geriye dönük dosya taramaları da etik kurul onayı gerektirir. Üniversitelerin girişimsel olmayan klinik araştırmalar etik kurulu yönergelerinde “dosya ve görüntü kayıtları gibi retrospektif arşiv taramaları” bu kurulların inceleme alanında sayılır. Çoğu kurumda etik kurul onayına ek olarak başhekimlik ya da kurum yönetimi izni de istenir. Başvuru dosyasında araştırma sorusu, dönem, ölçütler, değişken listesi, veri formu, örneklem gerekçesi ve verilerin kimliksizleştirilme yöntemi yer alır. Etik ilkelerin genel çerçevesini araştırma etiği yazımızda bulabilirsiniz. Tarama, onay tarihinden önce başlatılmaz.

Retrospektif uzmanlık tezi yönetmelikte nasıl bir takvime bağlıdır?

3 Eylül 2022 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği’nin 19. maddesi (7 Ekim 2023 değişikliğiyle) tez takvimini belirler. Takvim, geriye dönük bir tezin ne zaman başlaması gerektiğini de dolaylı olarak gösterir:

Ayrıca tez çalışması danışman tarafından üç ayda bir değerlendirilir. Savunmaya ilişkin hazırlığı tez savunmasına nasıl hazırlanılır yazımızda, jüri sonrası süreci de jüri düzeltmeleri rehberimizde ele aldık. Kurumunuzun tez yönergesi bu takvime ek koşullar getirebilir; onu da mutlaka okuyun.

Tezde ve makalede nasıl raporlanır?

Gözlemsel çalışmaların raporlanmasında STROBE bildirimi (von Elm ve ark., 2007), rutin sağlık kayıtlarından yapılan çalışmalarda ise onun uzantısı olan RECORD bildirimi (Benchimol ve ark., 2015) kullanılır. RECORD özellikle hangi kodlarla hasta seçildiğinin, veri tabanının ne kadar doğrulandığının ve verinin nasıl temizlendiğinin yazılmasını ister. Yöntem bölümünde şu türden bir paragraf beklenir:

Bu geriye dönük kohort çalışmasına, 1 Ocak 2021 ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında acil servise kalça kırığı tanısıyla başvuran 65 yaş ve üzeri hastalar alındı. Hastalar hastane bilgi sisteminde ilgili ICD-10 kodlarıyla belirlendi; 412 hastanın dosyası incelendi, dışlama ölçütlerini karşılayan 58 hasta çıkarıldı ve analize 354 hasta alındı. Veriler önceden hazırlanan standart formla iki araştırmacı tarafından toplandı; rastgele seçilen 40 dosya ikinci kez kodlanarak uyum değerlendirildi (κ = 0,86).

Bulgular bölümü ise hasta akış şemasıyla (taranan, dışlanan, analize alınan sayılar) başlar ve her değişken için eksik veri sayısını gösterir. Örnekteki 0,86 gibi bir uyum değerini hesaplamak için Cohen kappa hesaplama aracımızdan yararlanabilirsiniz.

En çok nerede takılınır?

Geriye dönük tezlerde sorunların çoğu analiz aşamasında görünür hâle gelir ama kaynağı planlamadadır:

• Önce dosya, sonra soru: Dosyalar “ne bulursak alalım” yaklaşımıyla taranır, analiz aşamasında birincil sonucun kayıtlarda tutarlı olmadığı fark edilir. Sonuç, aynı dosyalara ikinci kez dönmektir; bu da teslim takvimini doğrudan sıkıştırır.
• Kodlama tutarsızlığı: Aynı değişken farklı günlerde farklı biçimlerde girilir (“DM”, “diyabet”, “var”, “1”). Temizlik haftalar alır ve bazı değerler kurtarılamaz.
• Eksik verinin görünmemesi: “Kayıt yok” ile “yok” ayrılmadığında oranlar yanlış hesaplanır; jüri ya da hakem bunu ilk sorduğu konulardan biri yapar.
• Yetersiz olgu sayısı: Örneklem hesabı yapılmadan dönem seçilir; analizde anlamlılık çıkmadığında bunun gerçek bir sonuç mu yoksa güç yetersizliği mi olduğu ayırt edilemez.
• Etik onay sırası: Ön tarama onaydan önce yapılır; bu durum kurul ya da dergi aşamasında ciddi bir sorun hâline gelebilir.

Bu hataların ortak sonucu zamandır: retrospektif uzmanlık tezi kâğıt üzerinde hızlı görünse de plansız başlandığında jüri aşamasında ek süreye, hatta tezden makale çıkarılırken hakemden gelen yöntem eleştirilerine dönüşür.

Hangi durumda destek almak işinizi kolaylaştırır?

Retrospektif uzmanlık tezi sürecinde destek en çok, dosyalar elinizde olduğu hâlde verinin bir tabloya ve bir analiz planına dönüşmediği noktada işe yarar. Şu durumlardan biri size tanıdık geliyorsa birlikte bakabiliriz:

• Hasta dosyalarını topladınız ama hangi değişkeni nasıl kodlayacağınız ve tabloyu nasıl kuracağınız belirsiz.
• Taramanın yarısındasınız ve bazı değişkenlerin kayıtlarda sık eksik olduğunu fark ettiniz; devam mı, değişiklik mi karar veremiyorsunuz.
• Etik kurul başvurusu için değişken listesi, veri formu ve örneklem gerekçesi istendi.
• Veri tablosu hazır ama hangi testlerin, hangi sırayla yapılacağı netleşmedi.

Birlikte çalışma süreci şöyle ilerler:

1. Ücretsiz ön görüşme: Konunuz, veri kaynağınız, kurumunuzun yönergesi ve takviminiz konuşulur.
2. Kapsam ve yol haritası: Araştırma sorusu, tasarım kararı ve örneklem hesabı gerekçeleriyle yazılı olarak sunulur.
3. Adım adım birlikte çalışma: Değişken sözlüğü ve veri toplama formu planlanan analizden geriye doğru kurulur, etik kurul öncesi yöntem kontrolü yapılır, tarama sürerken çıkan kodlama sorunları birlikte çözülür ve analizler yürütülür.
4. Zoom’da birlikte değerlendirme: Çıktılar ve tablolar adım adım geçilir; hangisinin teze gireceğine siz karar verirsiniz.

Analiz aşamasında biyoistatistik tarafında da aynı ekip yanınızda olur. Kapsamın tamamını Uzmanlık Tezi Danışmanlığı sayfasında, çalışma ilkelerimizi Etik Çerçevemiz sayfasında bulabilirsiniz.

WhatsApp’tan ön görüşme isteyin

Sık sorulan sorular

Retrospektif tez desteğinin ücreti ve süresi neye göre belirlenir?

Taranacak dosya sayısına, değişken sayısına, analizlerin kapsamına (tanımlayıcı, karşılaştırmalı, çok değişkenli, sağkalım) ve etik kurul belgelerinin gözden geçirilip geçirilmeyeceğine göre belirlenir. Ön görüşmede kapsam netleştikten sonra size yazılı olarak bildirilir.

Hasta verileri gizli kalır mı?

Evet. Çalışma kimliksizleştirilmiş veriyle yürütülür; ad, kimlik numarası ya da protokol numarası içeren veriye ihtiyacımız yoktur. Paylaştığınız belgeler yalnızca çalışmanız için kullanılır. Ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni sayfamızda yer alır.

Farklı bir şehirdeyim, süreç tamamen online yürür mü?

Evet. Görüşmeler Zoom üzerinden yapılır; veri tablosu, sözdizimi dosyaları ve çıktılar güvenli dosya paylaşımıyla iletilir. Nöbet ve çalışma saatlerinize göre görüşme zamanı planlanır.

Danışmanım ya da jüri yöntemle ilgili düzeltme isterse ne oluyor?

Gelen notlar birlikte okunur; ek analiz, eksik veri açıklaması ya da tabloların yeniden düzenlenmesi gibi yöntem tarafındaki düzeltmeler gerekçeleriyle birlikte ele alınır ve metne nasıl yansıtılacağı konuşulur.

Kaynaklar

• Benchimol, E. I., Smeeth, L., Guttmann, A., Harron, K., Moher, D., Petersen, I., Sørensen, H. T., von Elm, E., Langan, S. M., & RECORD Working Committee. (2015). The REporting of studies Conducted using Observational Routinely-collected health Data (RECORD) statement. PLoS Medicine, 12(10), e1001885. https://doi.org/10.1371/journal.pmed.1001885
• Gearing, R. E., Mian, I. A., Barber, J., & Ickowicz, A. (2006). A methodology for conducting retrospective chart review research in child and adolescent psychiatry. Journal of the Canadian Academy of Child and Adolescent Psychiatry, 15(3), 126–134.
• Tıpta ve Diş Hekimliğinde Uzmanlık Eğitimi Yönetmeliği. (2022, 3 Eylül). Resmî Gazete (Son değişiklik: 16 Mayıs 2024, Sayı 32548). Madde 19.
• Vassar, M., & Holzmann, M. (2013). The retrospective chart review: Important methodological considerations. Journal of Educational Evaluation for Health Professions, 10, 12. https://doi.org/10.3352/jeehp.2013.10.12
• von Elm, E., Altman, D. G., Egger, M., Pocock, S. J., Gøtzsche, P. C., Vandenbroucke, J. P., & STROBE Initiative. (2007). The Strengthening the Reporting of Observational Studies in Epidemiology (STROBE) statement: Guidelines for reporting observational studies. The Lancet, 370(9596), 1453–1457. https://doi.org/10.1016/S0140-6736(07)61602-X